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Ideas — Issue 17. 사이의 세대

슬기로운 오피스 매뉴얼 Part-2

Playbook at Work2

  • 2020.09.07
  • Editor. 박한빛누리
  • Illustrator. 강다솔

읽고 나면 꼰대의 ‘나일리지’도, 신입의 ‘밀레유세’도 더 이상 두렵지 않을 것이다.

필요한 내용만 콕콕 짚어 낭비 없는 회의를 진행해보자.


14:00
회의감 없는 회의

너와 나의 회의


분위기가 왜 이리 싸해?

대체 무슨 답을 원하시나요?

회의 시간, 적막이 흐른다. 다들 자료만 뚫어져라 보고 있다. 이전 발표에 “실효성이 없다”는 피드백을 줬더니 분위기가 이렇게 됐다. 윗선에서는 위험과 예산을 최소화하자고 주장하는 마당에, 새로운 기획을 함부로 실현하기엔 내가 져야 할 책임이 너무 크다. 무조건 안 된다는 게 아니다. 회의를 통해 의견을 모아 안전한 방향으로 가자는 건데, 아무도 입을 열지 않고 시간만 간다.

허점을 찾아 지적하는 건 누구나 할 수 있다. 좋은 선배라면 맹점을 찾아 보완해줘야 하는 게 아닐까? 말끝마다 “안 돼”, “이미 해봤어”, “책임질 거야?”란 부정적 대답만 돌아오니 의욕이 사라진다. 각자 의견 내기 전까진 회의실 밖으로 아무도 못 나간다고 윽박질러도 소용없다. 애초에 ‘웹 페이지 업데이트’라는 회의 주제부터가 너무 모호해 무슨 얘기를 해야 할지 모르겠으니까.

나서자! 나대지는 말고


회의를 기피하는 이유는 뭘까? 어차피 답은 정해져 있고, 그 끝엔 한숨만 남으니까?

합리적 회의를 위한 7가지 방법

  1. ‘111’을 기억한다. 회의 자료는 회의 1시간 전에 미리 공유, 회의는 1시간 이내로, 회의록은 1장으로 공유.
  2. 회의는 휴일 다음 날에 잡지 말자. 회의 준비 때문에 쉬는 날에도 일해야 한다.
  3. 회의 때 간단한 간식을 준비할 것. 당 성분은 아이디어를 샘솟게 한다.
  4. 목표와 끝날 시간을 정하자. 목표와 시간이 분명하지 않은 회의는 시간 낭비로 끝날 확률이 높다.
  5. 타이머를 켜놓고 회의하기. 쓸데없는 잡담을 줄일 수 있고, 동일한 발언 기회를 주기도 용이하다.
  6. 다른 사람의 의견을 무시하거나 비웃지 말기. 회의에 사적인 감정은 배제하자.
  7. 회의를 빨리 끝내고 싶거든 적극적으로 참여하자.

이런 사람, 회의실 출입 금지


이럴 거면 회의에 들어오지 말고, 회의에 들어올 거면 이러지 말자.

  • 다른 사람 의견은 무시하고 본인 주장만 펼치기.
  • 매사에 “안 돼”, “그게 되겠어?” 등 부정적으로 답하기.
  • 팔짱 끼고 인상 쓰고 ‘어디 한번 떠들어봐!’ 하는 식의 거만한 태도 유지.
  • 분명히 한 얘긴데, 언제 그랬냐며 우기기.
  • 맥락에 맞지 않는 농담 던져 분위기 흐리기.
  • 지나치게 잘난 척하거나 무조건 아부하기.
  • 회의 때는 한마디도 안 하고 끝난 뒤 험담 하기.

아이디어를 빠르게 도출하는 법


브레인 라이팅

스캠퍼

  1. 가벼운 농담으로 시작해 꼬리에 꼬리를 물며 브레인스토밍을 한다.
  2. 잠시 멈춘 뒤, 포스트잇 3장에 아이디어를 쓴다.
  3. 작성한 포스트잇을 한곳에 붙이고 같은 내용을 모아 그룹을 짓는다.
  4. 각 아이디어를 설명한다.
  5. 좋은 아이디어라고 생각하는 것에 비밀투표. 가장 많은 표를 받은 아이디어를 선정한다.
  1. 대체하기: A 대신 B는 어떨까?
  2. 결합하기: A와 B를 결합하면 어떨까?
  3. 적용하기: A를 다른 데 적용해보면 어떨까?
  4. 변경, 확대, 축소하기: 모양을 바꾸면?
  5. 용도 변경하기: A의 용도를 B로 바꿔보면 어떨까?
  6. 제거하기: A의 구성 요소 중 B를 빼면?
  7. 반대로 하기: AB를 BA로 바꾸면?

회의는 전략적으로


  • 회의 목적을 명확하게 파악할 수 있는 주제를 구체적으로 명시해 알린다.
  • 회의에는 최대한 적은 사람을 소집하는 것이 시간 낭비를 줄일 수 있다.
  • 주제, 목적, 진행 시간, 장소, 참석자 명단, 준비 사항 등을 간략하게 적어 메일이나 메신저로 보낸다.
  • 회의를 소집한 사람이 주도자가 된다. 회의의 목적을 설명하는 것으로 회의를 시작한다.
  • 회의를 통해 도출해낼 결론을 먼저 정한다. 아이디어를 모으는 것인지, 결정하는 자리인지, 업무 분담까지 마쳐야 하는지 명확하고 구체적인 결과가 필요하다.
  • 자유로운 토론이 되려면 리더가 먼저 의견을 제시하는 것을 피하자. 반론 제기가 어려워지고, 리더의 의견에 무조건 동조하는 경우가 많다.

회의의 끝, 회의록


회의록 작성은 회의에서 가장 중요한 부분이다. 회의는 열정적으로 해놓고 기억을 못 할 때도 많다. 회의록은 참석하지 못한 사람까지도 내용을 파악할 수 있어야 한다. 그렇다고 회의 시간에 나온 이야기를 죄다 옮겨 적을 필요는 없다. 그리고 자기 부서에만 유리한 쪽으로 작성하거나, 개인의 견해를 넣지 않도록 주의할 것.

비즈니스 글쓰기 요령


  • 짧게 쓰기
  • 구체적으로 좁혀서 쓰기
  • 매우, 너무, 상당히 등의 수식어 최소화
  • 맞춤법 검사기 등을 활용한 검토 필수

스토리 있는 기획서

보고 싶은 보고서

  1. 취지, 목적, 배경 — 첫머리에는 기획 의도를 담는다. 느낌이나 예측보다는 실제 수치나 통계자료를 예로 들어 문제점을 지적한다.
  2. 전략 — 해결책을 제시한다. 그에 따른 기대 효과, 이익 등을 수치로 덧붙이면 주장에 힘이 실린다.
  3. 계획 — 목적 달성을 위한 방법, 해결책을 실행하기 위한 계획을 구체적으로 명시한다.
  1. 중간 보고는 보험과 같다. 상사가 “그때 말한 업무는 어떻게 되어가?” 묻기 전에 먼저 자주, 빨리 보고할 것.
  2. 보고하고 싶은 내용보다 ‘보고받고 싶은 내용’ 이 무엇인지 파악해 작성할 것. 일전에 상사가 지시한 내용을 적은 메모장을 찾아보자.
  3. 결론을 먼저 언급할 것. 어차피 상급자가 보고 싶은 건 과정이 아닌 결과다.

외부 미팅, 회식, 그리고 출장까지 회사 밖에서도 잘하는 법.


16:00
미팅에서 미팅까지

퇴근 후 한잔


왜 사주는데 먹질 못하니?

그냥 집에서 넷플릭스 보면 안 되나요?

옛날에는 그랬다. 프로젝트 하나 끝내고 선배들과 삼삼오오 모여 삼겹살, 돼지 껍데기에 소주 한잔을 기울이는 게 그렇게 좋았다. 얼큰하게 취해 상사 집에서 신세를 지기도 했다. 그러면서 정이 돈독해졌다. 아쉽지만 요즘 친구들 취향을 고려해 회식 메뉴를 치킨에 맥주로 정했다. 노래방 대신 다 같이 영화관에서 영화를 보며 마무리했다. 트렌디한 상사처럼 보였을까?

삼겹살과 소주, 못 먹는다. 없어서 못 먹는다. 다만 회식 때는 저녁 시간을 빼앗겼다는 마음에 좀처럼 음식이 넘어가지 않는다. 게다가 오늘은 회식에 이어 영화까지 보자고 한다. 지난주에 이미 본 영화를 본부장님 바로 옆에 앉아 봐야 했다. 이렇게 업무 시간 외에 회식을 한다고 연대감이 생기는 건 아니다. 아니, 회사에서 연대가 꼭 필요한 건지도 사실 잘 모르겠다.

매출로 이어지는 좋은 미팅


외부 미팅은 어렵다. 하지만 절호의 기회이기도 하다.

  • 미팅 출발 전, 약속 시간과 장소를 담아 리마인드 메시지를 보내자.
  • 명함은 상대방이 내용을 읽을 수 있는 방향으로 건넨다. 이때 이름을 가리지 않도록 주의한다.
  • 명함을 보고 궁금한 게 있으면 즉시 물어본다. 칭찬이나 가벼운 질문도 좋다. “디자인이 예쁘네요” “그럼 사무실이 논현동에 있는 건가요?”
  • 끝나기 전까지는 명함을 넣지 않는다. 미팅이 끝난 뒤에 받은 명함에 만난 날짜, 인상착의, 특징 등을 간략하게 적어두면 나중에 기억하기도 좋다.
  • 사무실 복귀 후 받은 번호로 “미팅 때 인사한 OO입니다. 오늘 만나서 반가웠습니다”라는 문자를 보내자.
  • 식사 미팅이라면 입구에서 먼 조용한 자리로 예약하자.
  • 경치를 바라볼 수 있는 자리는 손님에게 권한다.

피할 수 없으면 술자리 즐기기


악마가 사람들을 일일이 만날 수 없어 술을 대신 보냈다는 말이 있다. 평소에 예의 바른 사람도 술자리에서 실수를 할 수 있다. 시대가 바뀌어도 여전히 술자리 예절로 호감도가 좌우되는 때가 있다. 슬프지만 피할 수 없다면 아예 즐기자. 회식은 그동안 몰랐던 정보를 얻을 기회이자, 자신을 응원해줄 ‘내 편’을 만들 수 있는 기회이기도 하다.

뒤끝 없는 회식을 위한 Tip

  • 인원수를 먼저 파악한다. 장소를 예약하거나 메뉴를 시킬 때 유용하다.
  • 주전자로 술을 따라야 한다면 한 손으로 주전자 뚜껑을 지그시 눌러주자.
  • 마시기 어렵다면 입에만 살짝 대고 내려놓자.
  • “오늘 다 죽는 거야!”, “집에 갈 생각 하지 마!” 같은 호기를 부리지 말자.
  • 한 이야기 또 하지 말자.
  • 잘나갔던 과거 회상하지 말자.
  • 자리에 없는 사람 험담하지 말자.

만취를 피하는 음주법


  • 선식사, 후음주. 위가 든든하면 알코올이 천천히 흡수된다.
  • 단백질 안주로 간 보호하기. 콩나물국, 조갯국처럼 맑은 국물도 추천.
  • 술 한 잔에 물 두 잔꼴로 마시자.
  • 먹기 싫다면 단호하게 거부하라. “몸이 좋지 않다”, “약을 먹는다” 등 건강상의 핑계가 제일 무난하다.
  • 섞어 먹지 말자. 많은 양의 술을 빠른 속도로 마시게 되고, 숙취도 심하다.
  • 대화를 많이 하라. 알코올 성분의 10%는 호흡을 통해 배출된다. 단, 회식 자리에서는 떠들기보다 들어주는 사람이 되자.
  • 숙취 해소제를 맹신하지 말자.

노래방에서도 예절이 있다


  • 마이크 잡고 세 곡 이상 부르지 않기.
  • 다른 사람이 신청한 노래 뺏어 부르지 않기.
  • 다른 사람의 노래도 들어주기. 노래 검색도 자제하자.
  • 회사에서 두고두고 회자될 만큼 과도한 춤은 친구들 앞에서만 추기. 회식 때마다 그 춤을 춰야 할 수도 있다.

유비무환, 안전한 출장의 기술


출장은 여행과 다르다. 여행에서 당한 소매치기는 추억이 될 수 있지만, 출장에선 악몽으로 끝날 것이다.

  • 1. 비행기 예약 — 항공사별로 비교해보고 예약. 예약 확인서 또는 PNR(예약 번호)를 꼭 출력하자. 숙소 예약도 마찬가지.
  • 2. 준비물 체크리스트 — 예약할 때 사용한 신용카드. 만약을 대비해 다른 카드도 하나 더 챙기자. 가장 중요한 건 여권. 여권 만료일까지 6개월 이상 남아 있는지 확인하자. 여권상 영문 이름을 사용해 비행기표를 끊어야 한다. 이름을 변경하는 수속은 생각보다 아주 복잡하다. 자칫하면 비행기를 놓칠 수도 있다.

  • 3. 출장 일정표 만들기 — 해외 출장의 공식 일정과 위치를 체크. 항공 스케줄과 업무 일정을 넣고 일정표를 만들어서 전체 동선을 짜자. 장소별로 필요한 교통수단과 이동 시간을 파악하면 당황할 일이 줄어든다. 시간 여유가 있다면 쇼핑이나 관광 일정을 끼워 넣으면 끝.
  • 4. 출장에 필요한 것과 영수증 정리 — 현지 미팅에 필요한 자료 원본과 프린트, 출장에서 사용한 모든 영수증은 빠짐없이 한곳에 보관하자. 하루 일정이 끝나면 숙소에서 어디서 어떤 용도로 썼는지 영수증을 정리할 것. 시간이 지나면 까먹기 마련이다.

007도 감탄할 캐리어 싸는 법


  1. 출장 기간이 5일 이내라면 기내 사이즈 캐리어를 준비하자. 수속 과정이 훨씬 짧아진다.
  2. 무거운 물건은 아래쪽에 넣고 가벼운 건 위쪽에 배치한다. 신발은 아래쪽, 옷이나 세면도구는 위쪽에 넣는 식.
  3. 양말, 충전기와 어댑터는 신발 안쪽에 넣어두면 공간을 효율적으로 쓸 수 있다.
  4. 블라우스나 셔츠를 챙겨야 한다면 소매가 접히는 부분에 티슈를 한 장씩 깔고 옷을 개어 넣자. 구김이 덜하다.
  5. 카메라, 보조 배터리, 노트북은 비행기에 가지고 타야 한다. 수화물용 캐리어에 넣지 않는다.

야근과 퇴근 다음 나 관리법.


18:00
퇴근의 정석

적절한 퇴근 시간에 관하여


퇴근 시간은 6시예요

넌 그만 가라, 그냥 내가 할게

6시 되기 30분 전, 슬슬 일을 마무리하고 퇴근을 준비해야 할 때다. 갑자기 날 부르는 과장님. 내일 다시 보고를 해야 하니 지금 보고서를 수정해달란다. 어제 드렸는데 지금까지 아무 말이 없어 문제가 없는 줄 알았다. 보고 시간을
미루면 안 되는 걸까? 할 수 없이 서둘러 보고서를 정리했다. “이만 들어가보겠습니다” 라고 인사하는데 과장님 눈빛이 매섭다. 1시간이나 더 일했는데.

퇴사한다는 팀원과 일대일 상담을 하고, 급한 메일에 답장을 했다. 늦은 오후, 갑자기 생긴 본부장님과의 회의에도 참석했다. 급하게 방향이 바뀌는 바람에 어제 받은 보고서 수정을 부탁했다. 대답을 하는 둥 마는 둥 표정이 어둡더니, 대충 한 티가 팍팍 나는 문서가 돌아왔다. 피드백할 틈도 없이 가방을 챙겨 사무실을 떠나는 대리. 저녁이라도 먹고 가라고 하려 했는데.... 그래, 가라 가!

중요한 일 vs. 급한 일


무엇을 먼저 해야 할까?
업무가 쏟아지면 무슨 일부터 해야 할지 감을 잡을 수가 없다. 일은 묵혀놓는다고 발효되어 맛있게 익거나 풍미가 깊어지지 않는다. 바쁘지 않다면 요청받자마자 바로 처리하는 게 가장 좋다.

업무 우선순위

  1. 지금 바로 진행해야 하는 일
  2. 다른 사람에게 전달, 또는 위탁해 처리할 수 있는 일
  3. 아직 급하지 않은 일
  4. 꼭 하지 않아도 될 일

스트레스를 줄이려면


‘스트레스 질량 보존의 법칙’이라는 게 있다. 팀이 바뀌거나 이직하더라도 그 형태만 바뀔 뿐 직장인의 스트레스는 쉽게 사라지지 않는다. 만성피로, 소화불량, 수면 장애, 무기력, 우울증, 공황장애, 탈모까지. 업무 스트레스를 줄일 방법은 없을까?

  • 아침 루틴을 바꾼다. 20분 정도 일찍 일어나서 출근 준비를 하는 것만으로도 하루가 여유롭다.
  • 잠시 걷는다. 점심시간이나 자투리 시간을 활용해 햇볕을 쬐자.
  • 사우나를 한다. 따뜻한 찜질은 혈액순환을 돕고 노폐물을 배출하며, 신진대사를 촉진한다. 실제로 회사가 밀집된 강남, 여의도 일대의 사우나는 점심시간에 제일 붐빈다.
  • 멍하니 있는다. 말 그대로 아무것도 안 해야 한다. 뇌가 휴식하는 동안 불필요한 정보를 삭제해 기억 공간을 쾌적하게 정리한다.
  • 그림을 그린다. 앞에 있는 사물 하나를 그려보자. 명상을 하는 것처럼 마음이 차분해진다.
  • 완벽주의 버리기. 오늘 할 일은 내일의 나에게 미루자. 스트레스의 특효약은 ‘퇴근’ 일지도.
  • 빈손으로 퇴근한다. 일을 핑계로 걱정거리까지 들고 나오지 말자. 회사와 집의 경계가 무너질 수 있다.

시간을 버는 업무 습관


시간은 오늘날에도 여전히 금이다. 좋은 습관은 업무 시간 내 최대의 생산성과 최고의 효율성을 기대할 수 있도록 돕는다.

  1. ‘일단’이라는 단어를 줄인다. “일단 알겠습니다”라는 답은 이야기를 길어지게 만들 것이다.
  2. 지시 메일에 반드시 답장한다. 메신저도 상관없다. 답이 없으면 상대는 불안하다.
  3. 단축키를 활용한다. 자주 사용하는 프로그램에서만 잘 활용해도 시간이 대폭 절약된다.
  4. 업무용과 개인용 계정을 분리한다. 카드 내역서, 공과금, 뉴스 레터 등은 개인 메일로 받는 게 좋다.
  5. 초안은 가볍게 시작한다. 처음부터 완성형을 만들기보다는 틀을 잡는다는 생각으로 시작한다.

직장 생활에 도움이 될 명언


  • 열심히 해란 조언은 목적지를 모르는 사람에게 ! 일단 아무 버스나 타!”라고 하는 것과 같다.
  • 멍청한 부하 직원은 없다. 무능력한 상사만 있을 뿐.
  • 그러나 모두 결국엔 상사가 된다.
  • 의심이 가면 믿지 말고, 믿었으면 의심하지 말자.
  • 세상은 너의 노력을 어쩌다 인정해주기도 하지만, 변명엔 관심이 없다.
  • 문제가 발생하면 해결 방안보다 원인을 먼저 생각해보자.
  • 남의 이야기 쉽게 하지 말자. 남도 당신의 얘길 쉽게 한다.
  • 고마운 일이 있으면 꼭 고맙다고 말하자. 문자보다 전화로, 전화보다 만나서, 말보다는 손 편지가 대체로 효과적이다.
  • 출근할 때 꼭 챙겨야 할 것이 있다면 신발 안에 넣어두고 잠들자.
  • 술이 달게 느껴지는 날이 있다면 그날은 특히 조심하자.
  • 2020.09.07
  • Editor. 박한빛누리
  • Illustrator. 강다솔